Ho ereditato un Odoo mal configurato (o il partner non risponde più): come ripartire

Succede più spesso di quanto si creda. Un’azienda spende qualche migliaio di euro per mettere in piedi Odoo, per un anno funziona, poi qualcosa si inceppa. Il consulente che l’aveva configurato risponde sempre più tardi, poi non risponde più. Oppure risponde, ma il preventivo per sistemare due cose costa quanto il progetto iniziale. Nel frattempo il magazzino non torna, la fatturazione elettronica dà errore e nessuno in azienda sa dove mettere le mani.

Se sei in questa situazione, la prima cosa da sapere è che quasi sempre si recupera, e che non ti serve il permesso di nessuno per farlo. Odoo è open source: il database è tuo, il codice dei moduli è tuo, gli accessi sono tuoi. Il fornitore precedente non ha alcun potere di ostacolarti.

La seconda cosa è che prima di chiamare qualcuno conviene capire cosa hai in mano. Questa guida serve a quello.

Le sei verifiche da fare prima di chiamare chiunque

Puoi farle da solo, servono venti minuti e ti mettono in condizione di chiedere un preventivo sensato invece di dire “non funziona”.

1. Che versione stai usando

In basso a sinistra nel menu impostazioni, oppure aprendo /web/database/selector. Odoo rilascia una versione major all’anno e ne supporta tre. Se sei sotto la 16 sei fuori supporto: niente patch di sicurezza e niente adeguamenti fiscali. È il dato che più di ogni altro determina se conviene aggiornare o ripartire.

2. Community o Enterprise

Se in Impostazioni vedi la voce Studio, o se ricevi una fattura annuale da Odoo S.A., sei su Enterprise. Vale la pena contare quanti utenti stai pagando e quanti ne usi davvero: capita spesso di pagare licenze per persone uscite dall’azienda due anni fa. È il risparmio più facile che esista.

3. Quali moduli personalizzati sono installati

Vai in Impostazioni, attiva la modalità sviluppatore, poi App e togli il filtro “App”. Cerca i moduli il cui nome non inizia per l10n_, account_, stock_ e simili: quelli con nomi strani o con il nome dell’azienda che te li ha fatti sono le personalizzazioni. Annotali. Sono la variabile che fa oscillare di più il costo di qualsiasi intervento.

4. Se le personalizzazioni sono codice o configurazione

Questa distinzione conta molto e quasi nessuno te la spiega. Le modifiche fatte con Odoo Studio vivono nel database e sopravvivono agli aggiornamenti quasi sempre. I moduli scritti in Python stanno in una cartella sul server e vanno riadattati a ogni versione nuova. Se il tuo fornitore ha scritto codice e poi è sparito, hai del software che nessuno mantiene.

5. Se esiste un backup, e se qualcuno l’ha mai provato

Un backup che nessuno ha mai ripristinato non è un backup, è una speranza. Chiedi dove stanno i dump del database, con che frequenza vengono fatti, e se qualcuno ha mai verificato che si aprano. Questa è la domanda che separa le situazioni recuperabili da quelle drammatiche.

6. Cosa dicono i log

Se hai accesso al server, il file di log di Odoo dice esattamente cosa si rompe e quando. Se sei su Odoo Online o Odoo.sh, i log li trovi nel pannello. Non devi capirli: devi solo sapere che esistono, perché è la prima cosa che ti chiederà chi subentra.

Come riprendere il controllo degli accessi

È la parte che spaventa di più e in realtà è la più semplice. Ti servono tre cose:

• Un utente amministratore dentro Odoo. Se ce l’hai, sei già a posto. Se l’unico amministratore era il consulente, ma tu hai accesso al server o al pannello di hosting, si recupera dal database.
• L’accesso al server o al pannello. Se Odoo gira su un VPS pagato da te, le credenziali le puoi chiedere all’hosting: il contratto è a tuo nome. Se il server è intestato al consulente, questa è la vera urgenza, perché lì sì che sei in una posizione debole.
• Il dominio. Verifica su chi è intestato. Vale lo stesso ragionamento.

Se il fornitore ha smesso di rispondere ma i servizi sono intestati a lui, manda una richiesta scritta di trasferimento, via PEC se ce l’hai. Nella quasi totalità dei casi si risolve senza conflitto: chi sparisce di solito lo fa per disorganizzazione, non per malafede.

Sistemare o rifare?

È la domanda vera, e la risposta onesta dipende da due variabili sole: quanto è personalizzato il sistema e quanto sono sani i dati.

Situazione	Cosa conviene
Versione recente, poche personalizzazioni, dati puliti	Si sistema. Di solito bastano pochi giorni di intervento mirato.
Versione vecchia ma configurazione standard	Aggiornamento di versione. Prevedibile nei tempi e nei costi.
Moduli su misura scritti male, ma dati buoni	Caso più frequente. Si riscrivono i moduli tenendo il database.
Dati incoerenti, magazzino che non torna, contabilità disallineata	Qui il lavoro grosso è sui dati, non sul software. Va valutato caso per caso.
Versione molto vecchia, tutto personalizzato, nessuna documentazione	A volte ripartire costa meno che sistemare. Capita, e va detto.

Diffida di chi ti dice “rifacciamo tutto” prima di aver guardato il database, e diffida allo stesso modo di chi ti promette di sistemare tutto a forfait senza aver visto niente. Le due risposte sbagliate sono simmetriche.

Quanto costa, realisticamente

Le tariffe di un consulente Odoo in Italia stanno indicativamente tra 80 e 150 euro l’ora. Ma il numero che conta non è la tariffa oraria, è quante ore servono, e quello si sa solo dopo aver guardato.

Un’indicazione grossolana, per darti un ordine di grandezza:

• Diagnosi e report: dovrebbe essere gratuita, o al massimo costare quanto un paio d’ore. Se qualcuno ti chiede molto per dirti cosa non va, è già un segnale.
• Correzione di problemi puntuali: si misura in ore, non in settimane.
• Aggiornamento di versione su installazione standard: pochi giorni.
• Aggiornamento con moduli personalizzati da riadattare: qui il costo esplode o resta contenuto a seconda di come è scritto quel codice. È il motivo per cui la verifica numero 4 conta tanto.

Come evitare di ritrovarti qui tra due anni

Il problema non è tecnico, è contrattuale. Tre clausole valgono più di qualsiasi competenza:

1. Tutto intestato a te. Dominio, server, licenze Odoo, account di posta. Se un servizio è intestato al fornitore, sei in ostaggio senza saperlo.
2. Il codice ti viene consegnato. Metti per iscritto che i moduli sviluppati su misura sono tuoi e che ne ricevi i sorgenti. È normale, e chi si rifiuta ti sta dicendo qualcosa.
3. Una pagina di documentazione. Non serve un manuale: bastano versione, moduli attivi, personalizzazioni fatte e dove stanno i backup. Chi subentra parte da lì invece che da zero.

La cosa più utile che puoi fare oggi, se il tuo Odoo funziona ancora, è chiedere queste tre cose adesso. Costano nulla finché il rapporto è buono, e diventano difficilissime quando si rompe.

Domande frequenti

In sintesi

Un Odoo abbandonato quasi mai è un disastro: nella maggior parte dei casi è un sistema sano con due o tre cose configurate male e nessuno che le guardi. La differenza tra una spesa contenuta e un progetto da rifare la fanno le personalizzazioni scritte male e i dati incoerenti, non l’abbandono in sé.

Se vuoi capire in che situazione sei, mi occupo di assistenza e subentri su installazioni Odoo esistenti, anche quando le ha configurate qualcun altro. La diagnosi è gratuita e ti mando un report scritto di quello che trovo. Se invece devi ancora partire, la pagina giusta è quella sul gestionale Odoo.